อย่าใช้ “ตอบกลับทั้งหมด” เพื่อไม่ให้เห็นด้วยหรือแก้ไขใครซักคน นั่นคือระหว่างคุณและผู้ส่ง ไม่ใช่คนอื่นในอีเมล มันเหมือนกับการชี้ให้เห็นว่ามีคนทำผิดในการประชุมต่อหน้า ทำตัวน่าละอายต่อหน้าคนอื่น
มารยาทในการตอบคืออะไร
หากคุณได้รับอีเมลและสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ รวมอยู่ใน CC กฎทั่วไป: ให้คัดลอกสมาชิกในทีมเหล่านั้นเสมอ (AKA ใช้ “ตอบกลับทั้งหมดเสมอ”) พวกเขาถูกคัดลอกด้วยเหตุผล ดังนั้นพวกเขาจึงจำเป็นต้องรู้เกี่ยวกับคำตอบของคุณด้วย – ไม่ใช่แค่ผู้ส่ง
จะหยุดตอบกลับทั้งหมดได้อย่างไร
เลือก “ข้อความ“จากนั้นเลือก“เปิด“เลือกแท็บ "การดำเนินการ" จากนั้นเลือกบรรทัดที่มี "ตอบกลับทั้งหมด" แล้วคลิก "คุณสมบัติ" ยกเลิกการเลือกช่อง “เปิดใช้งาน” จากนั้นเลือก “OK“.
พูดไม่ตอบอย่างสุภาพว่ายังไง
คุณยังสามารถพูดง่ายๆ ว่า “โปรดอย่าตอบกลับ all” ในเนื้อหาของอีเมล เมื่อเร็วๆ นี้ ฉันส่งอีเมลออกไปแล้วพูดว่า ฉันจะส่งการอัปเดตไปยังการแจกจ่ายนี้เวลา 13.00 น. หากคุณมีคำถามหรือความคิดเห็นใด ๆ โปรดติดต่อฉันโดยตรง หลีกเลี่ยงการใช้การตอบกลับทั้งหมด” ไม่มีใครตอบทั้งหมด
เมื่อใดที่คุณไม่ควรใช้ปุ่มตอบกลับทั้งหมด
คุณไม่ควรใช้ฟังก์ชันตอบกลับทั้งหมดเพื่อแก้ไขบางคน เว้นแต่จำเป็นต้องแก้ไขข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (ประชุมเวลา 16:00 น. ไม่ใช่ 3 โมง 13.00 น.)