นายจ้างควรเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานทั้งหมด เช่น บันทึกการจ้างงาน การตรวจสอบประสิทธิภาพ การดำเนินการทางวินัย และรายละเอียดงานในแฟ้มข้อมูลบุคลากรทั่วไปของพนักงาน … Americans with Disabilities Act (ADA) ห้ามมิให้นายจ้างใส่ข้อมูลทางการแพทย์ในแฟ้มบุคลากรทั่วไปของพนักงาน
เอกสารอะไรควรเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากรของพนักงาน
สิ่งที่ควรเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากร
- รายละเอียดงานสำหรับตำแหน่ง
- การสมัครงานและ/หรือประวัติย่อ
- ข้อเสนอการจ้างงาน
- แบบฟอร์มกรมสรรพากร W-4 (หนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่ายของพนักงาน)
- ใบเสร็จหรือเซ็นรับทราบคู่มือพนักงาน
- การประเมินประสิทธิภาพ
- แบบฟอร์มเกี่ยวกับสวัสดิการพนักงาน
เอกสารอะไรที่ไม่ควรเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากร
ตัวอย่างสิ่งของที่ไม่ควรรวมไว้ในแฟ้มข้อมูลบุคลากร ได้แก่
- บันทึกก่อนการจ้างงาน (ยกเว้นการสมัครและประวัติย่อ)
- เอกสารธุรกรรมการเข้างานรายเดือน
- การร้องเรียนของผู้แจ้งเบาะแส บันทึกที่เกิดจากการสอบสวนการร้องเรียนการเลือกปฏิบัติอย่างไม่เป็นทางการ ผู้ตรวจการ หรือสภาพภูมิอากาศของวิทยาเขต
อะไรจะถูกเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากร
ไฟล์บุคลากรมักมี เอกสารที่พนักงานตรวจสอบแล้ว และคุ้นเคยด้วยเนื้อหาของพวกเขา ซึ่งรวมถึงเอกสารต่างๆ เช่น การสมัครงาน การประเมินประสิทธิภาพ จดหมายรับรอง บันทึกการฝึกอบรม และแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องกับการโอนและการเลื่อนตำแหน่ง
บันทึกสัมภาษณ์ควรเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากรหรือไม่
ในระหว่างการสัมภาษณ์งาน คุณ (หรือผู้จัดการการจ้างงาน) อาจจะจดบันทึกเกี่ยวกับผู้สมัคร … เนื่องจากหมายเหตุเหล่านี้เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจจ้างงานของคุณ จึงต้องเก็บไว้อย่างน้อยหนึ่งปีตามระเบียบของคณะกรรมการโอกาสการจ้างงานที่เท่าเทียมกัน อย่างไรก็ตาม พวกเขาไม่จำเป็นต้องถูกเก็บไว้ในแฟ้มบุคลากร.